Pautas organizar evento

¿Cómo se empieza a hacer realidad un evento?

A la hora de organizar un evento hay que seguir unas pautas para que el acontecimiento tenga éxito asegurado.

La organización de eventos y congresos es una labor que requiere concentración, sistematización y profesionalidad. Si alguna vez te has preguntado por donde empezar desde el Palacio de Exposiciones te damos unos pequeños tips a continuación:

Antes de empezar con la organización, lo más importante será definir la fecha y la duración del congreso.

Tras establecer la fecha, el siguiente punto es elegir el público objetivo a quién irá destinado el acontecimiento. Si seleccionas y te informas bien del público todo será mucho más sencillo. 

Como en la mayoría de los eventos, habrá que definir un presupuesto para el congreso y establecer cuánto dinero se va a destinar a cada partida: alquiler de los espacios, alojamientos y desplazamientos de los ponentes, servicio de catering, inversión en comunicación del evento, actividades, etc.

El cuarto punto sería buscar y contactar con los ponentes, dependiendo la temática del congreso será conveniente invitar a aquellos que sean referentes en el sector. Esto aportará calidad y prestigio al evento.

Es muy importante que la imagen del evento sea acorde con su temática e intentar seguir el mismo estilo a lo largo de toda la celebración. 

En caso de que el congreso tenga una duración de varios días, será interesante organizar actividades de ocio para los asistentes como cenas o espectáculos.

Un punto muy importante cuando se organiza un evento es la promoción del mismo entre el público objetivo previamente seleccionado. Lo bueno de haber definido el target desde el principio es que ya se sabe dónde poner los esfuerzos de la promoción. 

En cuanto a las medidas Covid-19 está claro que en estos tiempos es muy importante escoger un espacio seguro frente a la enfermedad y respetar las medidas de seguridad pertinentes.

Durante la celebración del congreso habrá que estar atentos a cualquier problema o cuestión para poder solucionarlo en el menor tiempo posible.

Una vez que el evento haya finalizado, será la hora de realizar los informes de satisfacción del congreso para así saber en qué aspectos mejorar o qué cuestiones reforzar. También habrá que desarrollar el informe financiero para observar si se ha cumplido con el presupuesto propuesto en un principio. 

Desde el Palacio de Exposiciones y Congresos esperamos que estos consejos os hayan sido útiles para organizar cualquier tipo de congreso y os recordamos que las instalaciones del Palacio son un espacio seguro frente al Covid-19 y está disponible para la celebración de eventos.